Muchos de nosotros por no decir que todos, en algún punto de nuestra vida nos hemos dedicado a “Procrastinar” o en términos más coloquiales “perder el tiempo”. Sin embargo, en el camino al éxito esto no es aceptable y debemos ser conscientes de ello, pues el tiempo es el principal recurso no renovable del cual disponemos. Por eso, te traigo estos 10 secretos para mejorar tu productividad personal.
Nuestro tiempo bien utilizado se convierte en productos o servicios, que posteriormente podremos vender y obtener una ganancia por ello. Emplear el tiempo en actividades de crecimiento tanto personal como financiero es uno de los principales “secretos para ganar”.
Antes de ponerte en marcha debes hacerte estas tres preguntas: ¿Quién soy?, ¿Para dónde voy? y ¿Dónde estoy? Si tienes claras estás 3 preguntas, los 10 secretos para mejorar la productividad personal que te voy a revelar, serán el impulso para conseguir el mundo.
1. Organización del tiempo
Generalmente los humanos no solemos ser muy organizados, ni planeamos las actividades diarias a realizar, sin embargo, esta suele ser una práctica que mejora muchísimo nuestra productividad.
Cuando defines las actividades que vas a realizar en el día, tienes menos probabilidad de distraerte y perder tiempo en otras cosas que no te van a generar algún beneficio. Puedes empezar por establecer una hora para levantarte (entre más temprano mejor) y una hora para ir a descansar, si eres capaz de seguir esas dos actividades, se convertirán en un hábito y puedes ir agregando actividades a tu día.
2. Define prioridades
Al momento de organizar tu agenda trata de dar prioridad a aquellas cosas que te consumirán más tiempo o que son más difíciles de solucionar, así cuando hallas terminado, las actividades menores las podrás realizar en menor tiempo y te quedara algo de espacio en tu agenda, para compartir con tu familia.
Si iniciar con las tareas difíciles en tu día tendrás la ventaja, pues tus niveles de concentración son mejores y tienes toda tu energía. Si afrontas las problemáticas con poca energía, terminaras estresado y no terminarás resolviendo nada, habrás perdido tu valioso tiempo.
3. Una cosa a la vez
No pretendas resolver todas las actividades al mismo tiempo. Si en tu trabajo llegan todos los problemas o actividades al mismo tiempo y tienes que ser un mago multitarea, es un síntoma de una mala planificación, y por ende baja productividad.
Si crees que ser multitarea es una ventaja, estás equivocado, pues tu concentración y capacidad de enfocarte están dispersas, por lo tanto, al final del día quedarán cosas pendientes y deberás retomar la tarea.
El punto efectivo está en concentrarte en una sola cosa a la vez y resolverla en el menor tiempo posible, así vas depurando tareas en el día, dándote más espacio. Por supuesto no es la única ventaja el resolver los problemas más rápido, también, tendrás un cambio de ánimo y no te sentirás acosado, viendo el reloj.
4. Aprende a decir NO
Una de las cosas más importantes es conocer tu capacidad de trabajo. Tanto en tu tiempo como en las habilidades que tienes. Si ya estas realizando la labor de planificar tu agenda y tienes tus espacios copados, debes aprender a decir no a las actividades que consideres intrascendentes.
Muchas veces nuestra agenda se llena de actividades que nos quitan tiempo y no nos permiten progresas con las cosas realmente importantes. Así que, si no aprendes a decir que no perderás ese valioso recurso, que se verá reflejado más adelante, intentando ser un multitarea.
5. Se organizado con tu espacio de trabajo
Tanto si trabajas en una oficina, como si trabajas en casa, es necesario que tengas una organización de los elementos de uso diario, archivos o documentos que emplees en tu trabajo. Esto también implica mantener organizado los datos en nuestro computador.
Una de las cosas que puede tomar mayor tiempo es buscar algo entre un montón de desorden, el tiempo que tardas buscando algo por mala organización es un tiempo perdido.
El objetivo de la organización es que puedas obtener en el menor tiempo posible, lo que vas a usar en tu trabajo, como por ejemplo un lapicero, o ese documento que alguien dejo en tu escritorio. La organización mejora tu desempeño y tu capacidad de trabajo, optimizando el tiempo en lo realmente importante.
6. Aleja las distracciones
Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, son herramientas que, si no son parte de tu trabajo, te pueden consumir tiempo valioso. Puede pasar que estas concentrado en una tarea y te empiezan a llegar notificaciones a tu móvil, revisas mensajes, revisas fotos, revisas el time line, etc. Oooh!, han pasado 5 minutos – no es nada – si sumas los 5 minutos cada vez que lo haces en el transcurso de la tarea verás, que a veces te tomas más tiempo en atender tus redes sociales o tu Smartphone que en la tarea que estás haciendo.
7. Establecer metas
Puedes establecer metas diarias, semanales, mensuales o como prefieras, lo importante es que le pongas una fecha de cumplimiento. Programar las actividades del día no suele ser suficiente si no tienes metas establecidas.
Terminar ese proyecto, publicar ese artículo, pintar la casa… son tareas ahora debes aplicarles un tiempo para convertirlas en metas. Si haces esto tienes la oportunidad evaluar tu desempeño en el tiempo, ¿Cuántas metas cumplí? ¿Las hice en el tiempo esperado? ¿Cuáles actividades requieren más tiempo del esperado?, esto te ayudara a realizar una mejor planeación de tu agenda para el siguiente periodo de tiempo, según tu planificación.
Falta decir que el tiempo asignado a cada meta debe ser razonable y proporcional a la dificultad de la misma.
8. Divide las metas en tareas
Ahora una vez, establecidas las metas, analiza que actividades tendrás que realizar para cumplir con esa meta. Pon las tareas o actividades en tu agenda teniendo en cuenta el tiempo que asignaste para realizar la meta. Esto suele ser una actividad un poco tediosa e inicialmente frustrante, pero no te preocupes, solo intenta hacerlo, la única forma de crear un hábito en tu vida es el hacer.
No pienses en si te quedo bien o mal planificado, o si realmente vas a cumplir o no con las metas, inicialmente el propósito es que puedas tener organizado y optimizado tu tiempo. Ya al final de cada periodo podrás darte cuenta de los errores al momento de establecer tu agenda y corregir los errores.
9. La puntualidad el primer escalón
Si ya hiciste todo lo anterior, tienes organizado tu espacio, establecidas tus metas y agendadas tus actividades es momento de ponerse en marcha. Cumple tu agenda!! Si das una hora para iniciar alguna tarea, empieza a hacer en el momento que lo estableciste.
Agenda — Levantarme a las 5 de la mañana.
Alarma – Despierta -> ¿6am?
Si no eres puntual con lo que has agendado, habrás perdido tiempo planeando las actividades y todo tu día se verá corrido. Claro pueden suceder cosas que salgan de tu control y que veas necesario mover actividades o eliminarlas de tu agenda. Pero, que eso no dependa de ti, si no de los factores externo. Al final, a ti es al que te interesa que la agenda se cumpla.
10. Tiempo para ti
Lo dejo de ultimo, pero no menos importante. Debes asignar en tu agenda, tiempo para ti. Somos humanos y seres sociables, por lo tanto, no todo puede ser trabajo, tienes que establecer un tiempo para descansar, para comer, compartir en familia, salir con amigos, divertirte…
Te recomiendo que esto sea lo primero que tengas en cuenta al momento de poner las actividades en tu agenda. Agrega el tiempo que tomas para dormir, el tiempo de descanso entre actividades, llena el tiempo que tomas para las comidas, el tiempo con tu pareja, amigos o las actividades sociales. Así, al final sabrás cuanto tiempo realmente tienes para realizar las actividades.
No obstante, debes ser consecuente con tus metas, no asignes más del tiempo necesario para la vida social, estas suelen ser las actividades que más consumen tiempo y que en definitiva nos es más difícil limitar por su componente emotivo.
Pero haz pequeños cambios en tu vida social y pronto tendrás más tiempo de productividad para alcanzar tus metas y convertir tus sueños en realidad.
Recuerda que el secreto de ganar esta en la motivación que tengas, una mentalidad positiva y aprender constantemente, con cada cosa en tu camino.
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